Taken en verantwoordelijkheden

GeoFort is een vrij jong bedrijf (opstart 2012), maar heeft desondanks al 100.000 bezoekers op jaarbasis. In ons museum draait alles om de toekomst van de aarde en hoe we hierbij gebruik kunnen maken van verschillende geotechnieken. We zijn een modern en uitdagend themapark op een prachtig forteiland gelegen ten zuiden van Utrecht.

Naast de educatieve attractie leent het forteiland zich bij uitstek voor zakelijke bijeenkomsten, bruiloften en familiefeesten. GeoFort beschikt hiervoor tot prachtige buitenlocaties, ruime vergaderzalen, een unieke kazernestraat en een restaurant met ruim terras.

Door de mix van museum en eventlocatie kent GeoFort verschillende doelgroepen waaronder gezinnen, onderwijs en het bedrijfsleven.

De ambitie van GeoFort Exploitatie BV - events
Ons museum wordt financieel ondersteund door onder andere het forteiland aan zakelijke en particuliere partijen te verhuren in combinatie met eigen catering. Dit maakt de BV een culturele onderneming: onze commerciële activiteiten zijn van groot belang bij aan het voortbestaan van het museum.

In 2021 hopen we weer uit de coronacrisis op te mogen krabbelen. We zijn hard geraakt, maar zeker niet verslagen. Komende jaren bouwen we weer verder aan een GeoFort waar we véél unieke events mogen verzorgen!

Om onze ambitie mede vorm te geven zijn wij op zoek naar een secure en administratief sterke:

Backoffice medewerker
16 uur p/week met zicht op uitbreiding

Jouw opdracht

Het wordt jouw opdracht om ervoor te zorgen dat alles van het opstellen van de offerte tot het klaarzetten van de factuur voor Finance administratief keurig verwerkt wordt ten behoeve van onze klant en het team. Met jouw nauwkeurige en gastgerichte werkwijze ontzorg je onze klant en laat je hun merken dat wij alles op orde hebben voor hun komende event op GeoFort. Intern zorg je dat de teams op de hoogte zijn van er moet gebeuren om aan de klantverwachting te voldoen of deze zelfs te overtreffen!

Hoe ga je dit aanpakken?
Onze salesmedewerker heeft een klant binnengehaald. De datum is geprikt, de eerste hoofdlijnen zijn besproken en een aantal details al genoteerd. De salesmedewerker maakt een event aan binnen ons reserveringssysteem SEM (Smart Event Manager). Nu ben jij aan de beurt. Met alle informatie die jij hebt gekregen van de salesmedewerker, stel jij een passende offerte op die past bij de verwachtingen en wensen van de klant.

In de periode voorafgaand van het event, heb jij contact met de klant over gewijzigde zaken, veranderende wensen en de laatste details, zoals bijv. dieetwensen of iemand die slecht ter been is waar rekening mee gehouden dient te worden. Je past de offerte aan en bij akkoord stuur je de uiteindelijke bevestiging.

Nu alles bekend is, is het zaak dat het facilitaire team en horecapersoneel weet wat er van hen verwacht wordt. Het is jouw verantwoordelijkheid dat alle relevante informatie op de juiste manier in SEM verwerkt wordt, zodat daaruit een kloppende werkbrief komt voor de teams. Deze werkbrieven neem je wekelijks met de teams door, zodat zij goed weten wat de klant exact verwacht. Het is immers aan hen om aan deze verwachtingen te voldoen of deze zelfs te overtreffen!

De klant heeft een heerlijke dag gehad op het fort en gaat tevreden naar huis. In de week na het event heb je contact met de klant om te vragen hoe ze de dag hebben ervaren (aftersales). Vanuit horeca ontvang je eventuele aanvullingen die van belang zijn voor de factuur (bijv. de dranken op nacalculatie). Je checkt of alles goed verwerkt is in SEM en stuurt dan de reservering door naar finance welke zorg draagt voor het versturen van de factuur.

Een betreft een zeer zelfstandige ‘spin in het web’ functie, maar er vindt hierbij regelmatig afstemming plaats met de salescollega en het horecateam.

Hoewel GeoFort in 2021 waarschijnlijk nog beperkt open mag, zijn er op de achtergrond genoeg taken en projecten die opgepakt kunnen worden t.b.v. een goed lopend proces voor zowel de klant als ons interne team.

Profiel kandidaat

Wat maakt jou de perfecte aanvulling van ons team?
Een persoon die het heerlijk vindt om een spilfunctie te hebben en het een leuke uitdaging vindt om ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is voor de klant en jouw uitvoerende collega’s. Verder hebben wij de volgende verwachtingen en voorwaarden:

  • Je hebt MBO denk- en werkniveau;
  • Je hebt minimaal twee jaar relevante werkervaring;
  • Je kent de wereld van horeca/ events;
  • Je hebt sterke contactuele vaardigheden;
  • Je bent zeer punctueel en hebt oog voor details;
  • Je werkt accuraat, efficiënt en gestructureerd;
  • Je bent in staat deze functie zelfstandig op te pakken;
  • Je kunt goed samenwerken met andere teams;
  • Je bent in staat je soepel te bewegen in een dynamische omgeving en maakt je snel wegwijs binnen de gestelde functie;
  • Bij voorkeur ben je bekend met Smart Event Manager (SEM).

Geboden wordt

Wat werken bij GeoFort zo leuk maakt
Het werkterrein omvat een prachtig forteiland met inspirerende collega's. Het team van GeoFort is betrokken, dynamisch, zeer ambitieus en houdt van pionieren. Op de maandagen verzorgt het fort een personeelslunch en op de vrijdagen sluiten we de week graag af met een gezellige borrel.

Het betreft een zeer afwisselende baan waarin je veel vrijheid en zelfstandigheid krijgt om de uitvoering van deze functie tot een succes te maken. Bij ambitie zijn er mogelijkheden om in functie door te groeien.

Je takenpakket neemt 16 uur per week in beslag. In 2022 krijg je de mogelijkheid om deze uren uit te breiden. De werkdagen zijn flexibel in te plannen, waarbij vanuit huis werken in overleg mogelijk is. De maandagen zien we je wel graag op het fort i.v.m. cruciale overleggen.

Het salaris is afhankelijk van werkervaring € 2.200 - € 2.800 per maand bij een 38-urige werkweek. Hiernaast krijg je 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen. De horeca cao is van toepassing. Vanuit deze cao ontvang je ook pensioen via PHenC.

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Wil jij de schakel zijn tussen de teams en meewerken aan te gekke events? Solliciteer dan nu!
Solliciteer direct via onderstaande button.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen vacaturetitel

evenementen, event, events, horeca, sales, backoffice

Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: GeoFort


Wij zijn een modern en uitdagend themapark op een prachtig forteiland centraal in Nederland. We zijn open gegaan in 2012 en hebben inmiddels 100.000 bezoekers per jaar! In 2016 zijn we zelfs uitgeroepen tot 'Beste kindermuseum ter wereld'. Wat een eer!

Op de 10 hectare dat het forteiland omvat gebeurt ontzettend veel! Meer dan je op het eerste gezicht zou verwachten…

Museum & onderwijs
Ik wil meer weten over GeoFort

Al het goede komt samen. De collega’s zijn leuk, het product is gaaf, veel vrijheid voor eigen initiatieven en creativiteit, een unieke werkplek op een mooi groen eiland. En dan is het ook nog eens heel goed te combineren met mijn gezin!
Laura
Laura Sales medewerker

Maak zonder moeite een motivatiebrief om sneller een baan te krijgen

  • Ontvang gratis het stappenplan voor de perfecte motivatiebrief
  • Gebruik 2 voorbeeldbrieven
  • Krijg de juiste vacatures van ons
  • 400.000 werkzoekenden gingen je voor